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Alltagstauglichkeitskriterien

• Der Zugriff auf die ePA erfolgt direkt nach Stecken der eGK im Hintergrund, sodass die Benutzeroberfläche nicht blockiert wird.
• Der Zugriff auf eine ePA ist auch ohne gesteckte eGK möglich, sofern (noch) eine Befugnis für den Zugriff vorliegt.
• Das Hochladen eines Dokuments in die ePA erfolgt im Hintergrund und die Benutzeroberfläche wird durch diesen Vorgang nicht blockiert.
• Beim Hochladen von Dokumenten in die ePA werden die Metadaten anhand der im PVS verfügbaren Daten vorbelegt.
• Werden eAU mit KIM versendet, kann eingestellt werden, dass diese gleichzeitig in die ePA gestellt werden sollen.

Usability-Kriterien > Herunterladen & Lesen

• In der ePA-Dokumentenübersicht ist zu erkennen, ob die ePA-Dokumente bereits in der lokalen Behandlungsdokumentation enthalten sind.
• Aus der Dokumentenübersicht in der ePA ist, nach entsprechender Filterung bzw. Auswahl, eine ein-Klick-Übernahme von diesen Dokumenten in die lokale Behandlungsdokumentation möglich.
• In der ePA-Dokumentenübersicht ist eine Auswahl mehrerer Dokumente möglich, um diese direkt und ohne ein vorheriges Lesen in die lokale Behandlungsdokumentation zu übernehmen.
• Es können individuellen Suchfilter erstellt werden und diese als Standardfilter deklariert werden.
• Dokumente können auch über „ähnliche“ Metadaten in der ePA gefunden werden (d. h. nicht nur präzise, sondern auch ähnliche Ergebnisse werden angezeigt, wie „Arztbrief“, „Arztbericht“, „Entlassungsbericht“ ).
• Die ePA-Metadaten von nicht selbst eingestellten Dokumenten können geändert werden, ohne dass das Dokument heruntergeladen werden muss, d. h. es entsteht eine neue Version.

Usability-Kriterien > Hochladen

• Dokumente können jederzeit im aktuellen Dokumentenkontext in die ePA hochgeladen werden, z. B. beim Erstellen, Archivieren oder Scannen. Hierzu wandelt das PVS die Dokumente ggf. beim Upload im Hintergrund in ePA-kompatible Dokumente um.
• In der lokalen Behandlungsdokumentation ist ersichtlich, welche eigenen Dokumente bereits in die ePA geladen wurden.
• Falls ein zum Hochladen vorgesehenes Dokument bereits durch einen andere Leistungserbringer in die ePA eingestellt wurde, wird dies vom Primärsystem erkannt und nicht nochmal hochgeladen.
• Vom PVS erstellte Dokumente werden im ePA-kompatiblen PDF/A-Format hochgeladen, ohne dass vor dem Upload eine lokale Zwischenspeicherung oder manuelle Konvertierung erforderlich ist.
• Beim Versuch des Hochladens eines mit Widerspruch zum Hochladen gekennzeichneten Dokuments in die ePA wird eine Hinweismeldung angezeigt und das Hochladen unterbunden.
• Die Kennzeichnung zum Widerspruch gegen das Hochladen eines Dokuments kann nach Anzeige eines Hinweises wieder entfernt werden.
• Beim Hochladen von Dokumenten in die ePA können die vorbelegten Metadaten individuell angepasst werden.
• Werden eArztbriefe mit KIM versendet, kann konfiguriert werden, dass diese gleichzeitig automatisiert in die ePA hochgeladen werden¹. Diese Funktion kann im Einzelfall unterbunden werden.
• Die Metadaten des Dokuments sind beim Hochladen in die ePA während des KIM-Versands mit den im PVS hinterlegten Stammdaten des Leistungserbringers und der Einrichtung vorbefüllt.
• Für häufige in die ePA einzustellende Dokumentenarten können für die jeweiligen Metadaten passende Einträge zur Vorbelegung definiert werden, z. B. das Labor als Autor bei Laborbefunden.

Usability-Kriterien > Zugriff & Ansicht

• Wenn eine Patientin oder ein Patient der ePA widersprochen hat, signalisiert das PVS den Widerspruch beim Stecken der eGK mit einer verständlichen Meldung.
• Nutzern wird angezeigt, wie lange ein Zugriff auf die ePA (voraussichtlich) noch möglich ist.
• Es gibt die Möglichkeit aus einer Vorschau in eine (Voll-)Ansicht des Dokuments zu wechseln.
• Die Dokumentenübersicht in der Vorschau ist standardmäßig nach dem Erstellungsdatum der Dokumente sortiert.
• Wenn ein neues Dokument in die ePA eingestellt wurde, wird dieses Dokument beim nächsten ePA-Zugriff als neu visuell hervorgehoben.
• In der Dokumentenübersicht der ePA ist visuell hervorgehoben, wenn es von einem Dokument eine Neuversion gibt.

Komfortfunktionen

• Eine gleichzeitige Darstellung der Dokumentenübersicht der ePA und der lokalen Behandlungsdokumentation ist möglich, z. B. Side2Side-Darstellung.
• Die Dokumentenübersicht in der ePA zeigt alle relevanten Metadaten an.
• Eine Volltextsuche in der ePA ist möglich (voraussichtlich ab Sommer 2026).
• Eine Volltextsuche in Kombination mit der Suche nach Metadaten in der ePA ist möglich (voraussichtlich ab Sommer 2026).
• Es wird eine Erfolgsmeldung nach dem Hochladen eines Dokuments in die ePA angezeigt, die aber keine Aktion des Nutzers erfordert (z. B. Wegklicken eines Fensters).
• Neben den Pflichtuploads kann für weitere Dokumentenarten eingestellt werden, dass diese mit Erstellung in die ePA hochgeladen werden.
• Kommt es zu einem Fehler beim Hochladen eines Dokuments in die ePA erfolgt ein erneuter Hochladeversuch im Hintergrund und ohne Nutzerinteraktion.
• Dokumente können nach deren Erstellung und vor Hochladen in eine Art internen „Wartestatus“ gesetzt werden, z. B. Dokumente in eine Aufgabenliste stellen, die erst nach ärztlichem Gespräch hochgeladen werden sollen.
• In einer Übersichtsliste ist der Uploadstatus der in die ePA hochzuladenden Dokumente erkennbar, z. B. für den aktuellen Tag bzw. das Datum des Hochladens.
• Noch nicht hochgeladene Dokumente können vom Nutzer aus der Übersichtsliste der hochzuladenden Dokumente wieder entfernt werden.
• Fremddokumente können im PVS in PDF/A konvertiert werden, um sie in die ePA hochladen zu können.
• Auch Texte aus KIM-Nachrichten, nicht nur Dokumente im Anhang, können optional auch als PDF/A in die ePA eingestellt werden.
• Widersprüche gegen das Hochladen von Dokumenten werden auch dann vom PVS umgesetzt, wenn das Dokument zum Widerspruchszeitpunkt noch nicht erstellt ist².

Alltagstauglichkeitskriterien

• Daten der eML können, nach entsprechender Filterung bzw. Auswahl, mit einem Klick in die Primärdokumentation übernommen werden.
• Für die eML-Daten stehen Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

Usability-Kriterien

• Fremdverordnungen sind in der eML visuell hervorgehoben.
• Die Anzeige der eML erfolgt im PVS auf Basis strukturierter Daten (nicht nur als statisches PDF-Dokument).
• Aus der eML heraus können Folgeverordnungen erstellt werden.
• Die Darstellungstiefe der eML-Daten kann eingestellt werden (z. B. ausklappbare Detailansichten).

Readiness-Kriterien

• Die eML wird als PDF angezeigt.

Komfortfunktionen

• Das Primärsystem signalisiert beim Öffnen der ePA mit einer verständlichen Meldung, wenn ein Widerspruch gegen die Teilnahme am digital gestützten Medikationsprozess vorliegt, sodass kein Zugriff auf die elektronische Medikationsliste (eML) möglich ist.
• Die eML kann mit einem Klick aus der lokalen Patientenakte geöffnet werden.
• Einträge der eML, die sich im Vergleich zur letzten abgerufenen eML geändert haben (Aktualisierungen) sind visuell hervorheben.

Alltagstauglichkeitskriterien

• E-Rezept braucht zwei oder weniger zusätzliche Klicks (im Vergleich zu Muster 16)
• Das Primärsystem bietet die Möglichkeit einer Aufgabenliste um mehrere vorbereitete E-Rezepte in einem Arbeitsgang zu prüfen und zu signieren.

Usability-Kriterien

• Es kann zwischen Muster 16 und E-Rezept pro Verordnung gewählt werden
• Zur Vermeidung von Rückfragen ist bei Signatur eines E-Rezepts, bevorzugt im Hintergrund, die Übereinstimmung des Namens der/des Ausstellenden im Verordnungsdatensatz und des Namens auf dem Heilberufsausweis sichergestellt.
• Das PVS ermöglicht die Konfiguration, dass automatisch ein Muster 16 ausgestellt wird, falls kein E-Rezept ausgestellt werden kann (z.B. wegen Internetausfall).
• Ladevorgänge erfolgen im Hintergrund und blockieren nicht die Nutzung des Praxisverwaltungssystems bzw. des Krankenhausinformationssystems.
• Die Anwendungsfälle "Kollegiale Vertretung", "Persönliche Vertretung" sowie "Assistent in Weiterbildung" können eingerichtet werden
• Das Primärsystem stellt im Falle von Fehlern Fehlermeldungen bereit, die es den Mitarbeitern der Leistungserbringerinstitution ermöglichen, die Ursache des Fehlers zu identifizieren und mögliche Gegenmaßnahmen zu ergreifen

Komfortfunktionen

• Das System unterstützt den Rezepttypen Wirkstoffverordnung.
• Das System unterstützt den Rezepttypen Strukturierte Rezeptur.
• Nicht verschreibungspflichtige Medikamente können über E-Rezepte verordnet werden.
• Das System unterstützt den Rezepttypen Privat Rezept für GKV Versicherte.

Empfang > Alltagstauglichkeitskriterien

• Bei eingegangenen KIM-Nachrichten erscheint eine Benachrichtigung auf der Oberfläche des PVS (ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen).
• Es besteht die Möglichkeit bei eingegangenen eArztbriefen, über 'Antworten' eine Antwort-Nachricht zu senden.
• Im Posteingang sind erkennbar: Absender der Nachricht, Betreff, Datum und Uhrzeit des Empfangs, Nachricht wurde bereits geöffnet oder ist noch ungeöffnet, Art der Nachricht (eArztbrief, eNachricht oder andere), Nachricht enthält Anhänge.

Versand > Alltagstauglichkeitskriterien

• Das Erstellen, Signieren und Versenden eines eArztbriefs ist (auch) insgesamt in einem Schritt möglich (d. h. ohne Zwischenschritt in der Arbeitsliste oder im Posteingangs-/Postausgangsmodul).
• Im Verzeichnisdienst ist eine kombinierte Suche von Empfängern nach verschiedenen Merkmalen (z.B. Praxisname UND Fachrichtung UND Stadt) möglich.
• Vorhandene Versand-, Empfangs- und Lesebestätigungen des eArztbriefs sind zusätzlich automatisch in der Patientenakte erkennbar und dauerhaft aufrufbar.

Empfang > Usability-Kriterien

• Es gibt nicht überdurchschnittlich häufig negative Rückmeldungen zur Performance bei der Benutzung des KIM-Posteingangs-/Postausgangsmoduls im Vergleich zu Ihren anderen Modulen, z. B. bei Ihrer Hotline oder bei Ihren DVOs.
• Es ist möglich, im Posteingangs-/Postausgangsmodul mehrere Nachrichten gleichzeitig auszuwählen um weitere Aktionen zu tätigen (z. B. löschen, verschieben, weiterleiten).
• Falls bei empfangenen eArztbriefen strukturierte medizinische Informationen in der XML-Datei enthalten sind, besteht die Option, nur das PDF einschließlich ggf. vorhandener Anlagen oder diese zusätzlich strukturiert als 'Fremdbefund' zu übernehmen.
• Es besteht die Möglichkeit, zu eingehenden eArztbriefen Notizen hinzuzufügen.
• Zur Ablage des eArztbriefes in eine Patientenakte erstellt das PVS anhand der in der XML-Datei enthaltenen Angaben eine Patientenvorschlagsliste zur Zuordnung.
• In der Akte abgelegte eArztbriefe können nachträglich umbenannt werden (z. B. Radiologiebefund anstelle von Arztbrief).
• Eingehende eArztbriefe werden automatisch auf einer Aufgabenliste dargestellt (z. B. zwecks Zuordnung zum Patienten, zur Festlegung der in die Patientenakte zu übernehmenden Inhalte, Kennzeichnung der Kenntnisnahme, etc.).
• Im Posteingang werden alle KIM-Nachrichten zur Ansicht gebracht, die von anderen geschickt wurden (bekannte und unbekannte Nachrichtentypen).

Versand > Usability-Kriterien

• Medizinische Inhalte können vom PVS nach Auswahl durch den Anwender automatisiert in eArztbriefe integriert werden (z. B. Diagnosen und Befunde als vorgefertigte Textbausteine).
• Die Signatur von eArztbriefen kann optional auch über die Aufgabenliste gesammelt erfolgen.
• Die Suche im Verzeichnisdienst hat Komfortfunktionen (z. B. Teile der Eingaben werden in der Suche auch verwendet, es wird flexibel in verschiedenen Kategorien gesucht).
• Bei der Suche im Verzeichnisdienst gibt es einen Filter, so dass nur Einträge mit KIM-Adressen angezeigt werden können (keine Anzeige von Einträgen von Ärzt:innen oder Praxen ohne KIM-Adresse).
• In der Anzeige der Suchergebnisse beim Verzeichnisdienst sind mind. folgende Elemente vorhanden: Name der Praxis, Vor- und Nachname der Ärztin/des Arztes, Straße, Ort, PLZ, KIM-Adresse.
• In der Anzeige der Suchergebnisse beim Verzeichnisdienst sind zusätzlich folgende Elemente vorhanden: Berufsgruppe, Fachgruppe.
• Das PVS ermöglicht die Übernahme von Stammdaten aus dem Verzeichnisdienst in lokale Adresslisten.
• Das gleichzeitige Versenden von eArztbriefen an mehrere Empfänger ist möglich.
• Im Patientenstamm können KIM-Adressen von mitbehandelnden Ärzt:innen hinterlegt werden, z. B. durch Verweis auf den Eintrag im lokalen Adressbuch.
• Die hinterlegten mitbehandelnden Ärzt:innen können beim Versand des Arztbriefes als favorisierte Empfänger zur Auswahl gestellt werden.
• In einem Postausgang sind alle KIM-Nachrichten die noch versendet werden müssen sichtbar.
• In allen Ordnern (Posteingang, Postausgang, Gesendet, Archiv) gibt es eine Filterfunktion nach Nachrichtentyp (alle, eNachricht, eArztbrief, eAU).

Versand > Komfortfunktionen

• Bei der Erstellung von eArztbriefen kann eine ggf. auch externe Diktierfunktion genutzt werden.