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Alltagstauglichkeitskriterien

• Der Zugriff auf die ePA erfolgt direkt nach Stecken der eGK im Hintergrund, sodass die Benutzeroberfläche nicht blockiert wird.
• Der Zugriff auf eine ePA ist auch ohne gesteckte eGK möglich, sofern (noch) eine Befugnis für den Zugriff vorliegt.
• Das Hochladen eines Dokuments in die ePA erfolgt im Hintergrund und die Benutzeroberfläche wird durch diesen Vorgang nicht blockiert.
• Beim Hochladen von Dokumenten in die ePA werden die Metadaten anhand der im PVS verfügbaren Daten vorbelegt.
• Werden eAU mit KIM versendet, kann eingestellt werden, dass diese gleichzeitig in die ePA gestellt werden sollen.

Usability-Kriterien > Herunterladen & Lesen

• In der ePA-Dokumentenübersicht ist zu erkennen, ob die ePA-Dokumente bereits in der lokalen Behandlungsdokumentation enthalten sind.
• Aus der Dokumentenübersicht in der ePA ist, nach entsprechender Filterung bzw. Auswahl, eine ein-Klick-Übernahme von diesen Dokumenten in die lokale Behandlungsdokumentation möglich.
• In der ePA-Dokumentenübersicht ist eine Auswahl mehrerer Dokumente möglich, um diese direkt und ohne ein vorheriges Lesen in die lokale Behandlungsdokumentation zu übernehmen.
• Es können individuellen Suchfilter erstellt werden und diese als Standardfilter deklariert werden.
• Dokumente können auch über „ähnliche“ Metadaten in der ePA gefunden werden (d. h. nicht nur präzise, sondern auch ähnliche Ergebnisse werden angezeigt, wie „Arztbrief“, „Arztbericht“, „Entlassungsbericht“ ).
• Die ePA-Metadaten von nicht selbst eingestellten Dokumenten können geändert werden, ohne dass das Dokument heruntergeladen werden muss, d. h. es entsteht eine neue Version.

Usability-Kriterien > Hochladen

• Dokumente können jederzeit im aktuellen Dokumentenkontext in die ePA hochgeladen werden, z. B. beim Erstellen, Archivieren oder Scannen. Hierzu wandelt das PVS die Dokumente ggf. beim Upload im Hintergrund in ePA-kompatible Dokumente um.
• In der lokalen Behandlungsdokumentation ist ersichtlich, welche eigenen Dokumente bereits in die ePA geladen wurden.
• Falls ein zum Hochladen vorgesehenes Dokument bereits durch einen andere Leistungserbringer in die ePA eingestellt wurde, wird dies vom Primärsystem erkannt und nicht nochmal hochgeladen.
• Vom PVS erstellte Dokumente werden im ePA-kompatiblen PDF/A-Format hochgeladen, ohne dass vor dem Upload eine lokale Zwischenspeicherung oder manuelle Konvertierung erforderlich ist.
• Beim Versuch des Hochladens eines mit Widerspruch zum Hochladen gekennzeichneten Dokuments in die ePA wird eine Hinweismeldung angezeigt und das Hochladen unterbunden.
• Die Kennzeichnung zum Widerspruch gegen das Hochladen eines Dokuments kann nach Anzeige eines Hinweises wieder entfernt werden.
• Beim Hochladen von Dokumenten in die ePA können die vorbelegten Metadaten individuell angepasst werden.
• Werden eArztbriefe mit KIM versendet, kann konfiguriert werden, dass diese gleichzeitig automatisiert in die ePA hochgeladen werden¹. Diese Funktion kann im Einzelfall unterbunden werden.
• Die Metadaten des Dokuments sind beim Hochladen in die ePA während des KIM-Versands mit den im PVS hinterlegten Stammdaten des Leistungserbringers und der Einrichtung vorbefüllt.
• Für häufige in die ePA einzustellende Dokumentenarten können für die jeweiligen Metadaten passende Einträge zur Vorbelegung definiert werden, z. B. das Labor als Autor bei Laborbefunden.

Usability-Kriterien > Zugriff & Ansicht

• Wenn eine Patientin oder ein Patient der ePA widersprochen hat, signalisiert das PVS den Widerspruch beim Stecken der eGK mit einer verständlichen Meldung.
• Nutzern wird angezeigt, wie lange ein Zugriff auf die ePA (voraussichtlich) noch möglich ist.
• Es gibt die Möglichkeit aus einer Vorschau in eine (Voll-)Ansicht des Dokuments zu wechseln.
• Die Dokumentenübersicht in der Vorschau ist standardmäßig nach dem Erstellungsdatum der Dokumente sortiert.
• Wenn ein neues Dokument in die ePA eingestellt wurde, wird dieses Dokument beim nächsten ePA-Zugriff als neu visuell hervorgehoben.
• In der Dokumentenübersicht der ePA ist visuell hervorgehoben, wenn es von einem Dokument eine Neuversion gibt.

Komfortfunktionen

• Eine gleichzeitige Darstellung der Dokumentenübersicht der ePA und der lokalen Behandlungsdokumentation ist möglich, z. B. Side2Side-Darstellung.
• Die Dokumentenübersicht in der ePA zeigt alle relevanten Metadaten an.
• Eine Volltextsuche in der ePA ist möglich (voraussichtlich ab Sommer 2026).
• Eine Volltextsuche in Kombination mit der Suche nach Metadaten in der ePA ist möglich (voraussichtlich ab Sommer 2026).
• Es wird eine Erfolgsmeldung nach dem Hochladen eines Dokuments in die ePA angezeigt, die aber keine Aktion des Nutzers erfordert (z. B. Wegklicken eines Fensters).
• Neben den Pflichtuploads kann für weitere Dokumentenarten eingestellt werden, dass diese mit Erstellung in die ePA hochgeladen werden.
• Kommt es zu einem Fehler beim Hochladen eines Dokuments in die ePA erfolgt ein erneuter Hochladeversuch im Hintergrund und ohne Nutzerinteraktion.
• Dokumente können nach deren Erstellung und vor Hochladen in eine Art internen „Wartestatus“ gesetzt werden, z. B. Dokumente in eine Aufgabenliste stellen, die erst nach ärztlichem Gespräch hochgeladen werden sollen.
• In einer Übersichtsliste ist der Uploadstatus der in die ePA hochzuladenden Dokumente erkennbar, z. B. für den aktuellen Tag bzw. das Datum des Hochladens.
• Noch nicht hochgeladene Dokumente können vom Nutzer aus der Übersichtsliste der hochzuladenden Dokumente wieder entfernt werden.
• Fremddokumente können im PVS in PDF/A konvertiert werden, um sie in die ePA hochladen zu können.
• Auch Texte aus KIM-Nachrichten, nicht nur Dokumente im Anhang, können optional auch als PDF/A in die ePA eingestellt werden.
• Widersprüche gegen das Hochladen von Dokumenten werden auch dann vom PVS umgesetzt, wenn das Dokument zum Widerspruchszeitpunkt noch nicht erstellt ist².